ERP ไม่ได้ทำงานเป็นโมดูลแยกกัน: เข้าใจ 4 วงจรธุรกิจก่อนวางระบบ Odoo
- 3 วันที่ผ่านมา
- ยาว 1 นาที
สำหรับธุรกิจที่มีสินค้า Inventory คือจุดเชื่อมระหว่างการขาย จัดซื้อ ผลิต และผลทางบัญชี
โมดูลในหน้าจอ ไม่ได้เท่ากับวงจรธุรกิจ
ในหน้าจอของ Odoo เราเห็นระบบแยกเป็น Sales, Purchase, Inventory, Manufacturing และ Accounting การแบ่งแบบนี้ช่วยกำหนดขอบเขตระบบได้ง่าย แต่ไม่ได้หมายความว่างานของแต่ละฝ่ายจะแยกจากกัน
คำสั่งซื้อจากลูกค้ากระทบจำนวนสินค้าที่พร้อมส่ง แผนจัดซื้อ และแผนผลิต การรับสินค้าเข้าคลังกระทบต้นทุนและเจ้าหนี้ ส่วนการเบิกวัตถุดิบและรับสินค้าสำเร็จรูปจะเปลี่ยนทั้งยอดสต็อกและมูลค่าทางบัญชี
การวางระบบ Odoo จึงไม่ควรเริ่มจากรายชื่อโมดูลเพียงอย่างเดียว แต่ควรเริ่มจากการมองให้เห็นวงจรธุรกิจและจุดที่ข้อมูลส่งต่อกัน
โครงสร้างที่ควรเห็นก่อนวางระบบ Odoo
สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าและการผลิต ภาพรวมประกอบด้วย 4 วงจรธุรกิจอยู่ 4 ด้าน และมี Inventory อยู่ตรงกลาง
ในกรอบของภาพนี้ Inventory ไม่ได้ถูกนับเป็นหนึ่งใน 4 Business Cycles แต่ทำหน้าที่เป็นแกนกลางที่เชื่อมการขาย การจัดซื้อ การผลิต และผลทางการเงินเข้าด้วยกัน ไม่ใช่เพียงรูปแทนฐานข้อมูลของระบบ
1. ขายถึงรับเงิน (Order to Cash)
วงจรเริ่มจากเสนอราคาและรับคำสั่งซื้อ ก่อนเชื่อมไปยังการตรวจสอบหรือจองสินค้า การจัดส่ง การออกใบแจ้งหนี้ และการรับชำระ โดยลำดับการออกใบแจ้งหนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละธุรกิจ Inventory เข้ามาเกี่ยวข้องตั้งแต่การตรวจว่าสินค้าพร้อมขายหรือไม่ ไปจนถึงการตัดสต็อกเมื่อส่งสินค้าและรับสินค้าคืน
ผลของวงจรนี้จึงไม่ได้มีเพียงยอดขาย แต่รวมถึงสถานะการส่งมอบ ลูกหนี้ รายได้ และเงินที่รับจริง
2. จัดซื้อถึงจ่ายเงิน (Procure to Pay)
วงจรเริ่มจากความต้องการซื้อ การอนุมัติ ออกใบสั่งซื้อ รับสินค้า ตรวจสอบเอกสาร และจ่ายเงิน เมื่อรับสินค้า Inventory ต้องเพิ่มจำนวนและบันทึกข้อมูลรับเข้าให้เชื่อมกับ PO ส่วนการสร้าง Vendor Bill และยอดเจ้าหนี้จะเป็นไปตาม Bill Control Policy ที่ธุรกิจกำหนด
หากมีการคืนสินค้าให้ผู้ขายหรือรับของไม่ครบ ข้อมูลต้องย้อนกลับไปปรับทั้งคลัง เอกสารจัดซื้อ และผลทางบัญชีให้ตรงกัน
3. วางแผนผลิตถึงรับสินค้า (Demand to Produce)
วงจรนี้นำความต้องการจากฝ่ายขายและยอดคงเหลือใน Inventory มาวางแผนวัตถุดิบและการผลิต ระหว่างทำงาน ระบบต้องตัดวัตถุดิบออกจากคลังเข้าสู่งานระหว่างผลิต และรับสินค้าสำเร็จรูปกลับเข้า Inventory เมื่อผลิตเสร็จ
ข้อมูลจึงเชื่อมตั้งแต่ความต้องการสินค้า วัตถุดิบ งานระหว่างผลิต สินค้าสำเร็จรูป ไปจนถึงต้นทุนการผลิต
4. การเงินและบัญชี (Financial Management)
Financial Management ไม่ใช่ขั้นตอนที่รออยู่ปลายทางหลังสามวงจรแรก แต่รับผลทางบัญชีจากกิจกรรมที่เกิดขึ้นตลอดเวลา ทั้งรายได้ ลูกหนี้ เจ้าหนี้ มูลค่าสต็อก ต้นทุนการขาย ต้นทุนการผลิต ภาษี และกระแสเงินสด
เมื่อมีการรับเข้า จ่ายออก เบิกวัตถุดิบ รับสินค้าสำเร็จรูป หรือปรับยอดสต็อก ข้อมูลเหล่านี้จะเปลี่ยนจำนวนและมูลค่าสต็อก ส่วนการสร้างรายการบัญชีแบบเรียลไทม์ขึ้นอยู่กับวิธี Inventory Valuation ที่ธุรกิจกำหนด
Inventory อยู่ตรงกลาง เพราะเป็นจุดเชื่อมของสินค้าและมูลค่า
สามวงจรฝั่งปฏิบัติการเชื่อมกับ Inventory คนละแบบ Order to Cash ใช้ตรวจสอบ จอง และจัดส่งสินค้า Procure to Pay ใช้รับเข้าและคืนผู้ขาย ส่วน Demand to Produce ใช้เบิกวัตถุดิบและรับสินค้าสำเร็จรูป
Financial Management ไม่ได้เข้ามาจัดการสินค้าในคลังโดยตรง แต่รับมูลค่า ต้นทุน และรายการบัญชีที่เกิดจากการเคลื่อนไหวเหล่านั้น จึงเชื่อมกับ Inventory ในมิติทางการเงิน
4 วงจรไม่ได้เดินเรียงจาก 1 ไป 4
ภาพวงจรไม่ควรถูกตีความว่า Order to Cash ต้องจบก่อน แล้วจึงเดินต่อไป Procure to Pay, Demand to Produce และ Financial Management ตามลำดับ เพราะในงานจริงแต่ละวงจรทำงานพร้อมกันและเรียกใช้ข้อมูลจากกันตามสถานการณ์
คำสั่งซื้อหนึ่งรายการอาจใช้สินค้าที่มีอยู่ใน Inventory ส่งได้ทันที หรืออาจสร้างความต้องการให้จัดซื้อหรือฝ่ายผลิต เมื่อสินค้าถูกซื้อหรือผลิตกลับเข้าคลัง จึงนำไปจัดส่งให้ลูกค้าได้ ทุกการเคลื่อนไหวจะเปลี่ยนจำนวนหรือมูลค่าสต็อก ส่วนผลทางบัญชีจะเป็นไปตามวิธี Inventory Valuation ที่กำหนด
ดังนั้นภาพที่ถูกต้องควรใช้ลูกศรเชื่อมแต่ละวงจรเข้าหา Inventory ไม่ใช่ลูกศรวงกลมที่ทำให้เข้าใจว่า 4 วงจรเป็น 4 ขั้นตอนต่อเนื่องกัน
เริ่มใช้ทีละโมดูลได้ แต่ต้องออกแบบจากภาพรวม
ธุรกิจไม่จำเป็นต้องเปิดใช้ทุกโมดูลพร้อมกัน สามารถเริ่มจาก Sales กับ Inventory หรือเริ่มจาก Purchase, Manufacturing หรือ Accounting ตามปัญหาที่ต้องแก้ก่อน
แต่ก่อนแบ่งโครงการเป็นระยะ ผู้วางระบบต้องเห็นทั้ง 4 วงจรและบทบาทของ Inventory เพื่อกำหนดข้อมูลกลาง จุดอนุมัติ เอกสารอ้างอิง และผลกระทบข้ามฝ่ายไว้ตั้งแต่ต้น ไม่เช่นนั้นแต่ละโมดูลอาจใช้งานได้ แต่การส่งต่องานยังต้องคีย์ข้อมูลซ้ำเหมือนเดิม
เริ่มจากวงจร แล้วค่อยเลือกโมดูล
ERP ที่ดีไม่ได้วัดจากจำนวนโมดูลที่เปิดใช้ แต่ดูจากความต่อเนื่องของข้อมูลตั้งแต่ขาย จัดซื้อ ผลิต Inventory ไปจนถึงบัญชี การเงิน และรายงานผู้บริหาร
ก่อนวางระบบ Odoo ผมจึงเริ่มจากการทำความเข้าใจ Workflow ปัจจุบัน วาง 4 วงจรธุรกิจให้เห็นบนภาพเดียว ระบุว่า Inventory รับและส่งข้อมูลอะไรกับแต่ละวงจร แล้วจึงเลือกโมดูลและแบ่งระยะการใช้งานให้เหมาะกับความพร้อมของธุรกิจ
บทความโดย คุณเมธี มีแต้ม — ERP Consultant, CodeGears
คุยกับ CodeGears เพื่อวิเคราะห์กระบวนการทำงานปัจจุบัน และวางแนวทาง Odoo ERP ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ
