ขายหลายช่องทาง แต่ Stock ต้องเป็นก้อนเดียว: วาง Odoo ERP สำหรับธุรกิจ Trading ให้ข้อมูลไหลถึงหลังบ้าน
ลูกค้าสั่งสินค้าจาก Website อีกคนซื้อผ่าน Marketplace ขณะที่ทีม Sales กำลังทำใบเสนอราคาให้ลูกค้าองค์กร ทุกช่องทางกำลังขายสินค้าจาก Stock ก้อนเดียวกัน คำถามคือ ใครเห็นจำนวนสินค้าที่ “พร้อมขายจริง” ก่อนกัน
นี่คือหนึ่งในโจทย์สำคัญของธุรกิจ Trading ที่มีหลายช่องทางขาย ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การมี Shopee, Lazada, Website หรือทีม Sales หลายช่องทาง แต่เกิดเมื่อแต่ละช่องทางสร้างข้อมูลของตัวเอง และหลังบ้านต้องคอยตามรวมข้อมูลอีกครั้ง
บทความโดย คุณเมธี มีแต้ม — ERP Consultant, CodeGears
Omnichannel ไม่ได้หมายถึงแค่มีหลายช่องทางขาย
การมีหลายช่องทางเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การทำให้ทุกช่องทางใช้ข้อมูลชุดเดียวกันเป็นอีกเรื่องหนึ่ง ลองมอง Workflow ง่าย ๆ: Shopee / Lazada / Website / Sales สร้าง Demand เข้ามาที่บริษัท จากนั้นคำสั่งซื้อเหล่านั้นต้องเดินต่อไปยัง Stock → Delivery → Purchasing → Accounting
ถ้าระบบแต่ละส่วนแยกกัน สิ่งที่มักตามมาคือฝ่ายขายต้องถามคลังว่าของมีหรือไม่ Marketplace ขายสินค้าไปแล้วแต่ Stock ในอีกระบบยังไม่อัปเดต ฝ่ายจัดซื้อรู้ว่าสินค้าใกล้หมดช้าเกินไป และฝ่ายบัญชีต้องกลับมารวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่งอีกครั้ง
ERP จึงไม่ควรถูกมองเป็นเพียงโปรแกรมหลังบ้าน แต่ควรเป็นศูนย์กลางของ Business Transaction ที่เชื่อมข้อมูลระหว่างแต่ละฝ่าย
Sales ต้องตอบลูกค้าได้โดยไม่ต้องเดินไปถามคลังทุกครั้ง
สำหรับทีม Sales ความเร็วในการตอบลูกค้าเป็นเรื่องสำคัญ ก่อนออก Quotation พนักงานควรรู้ว่า
สินค้ามีหรือไม่
จำนวนพร้อมขายเป็นเท่าไร
มีของกำลังเข้าหรือไม่
Lead Time ประมาณเท่าไร
รายการใดอาจต้องสั่งซื้อเพิ่มเติม
ถ้าข้อมูลเหล่านี้อยู่ในระบบเดียวกับกระบวนการขาย ฝ่ายขายสามารถตัดสินใจจากข้อมูลที่ใกล้กับสถานการณ์จริงมากกว่าการโทรถามหรือส่งข้อความหาคลังทุกครั้ง แต่เพื่อให้ข้อมูลนี้เชื่อถือได้ ฝ่ายคลังก็ต้องบันทึกการรับเข้า จ่ายออก และการเคลื่อนไหวของสินค้าอย่างถูกต้องด้วย ERP จึงเป็นเรื่องของ Workflow ร่วมกัน ไม่ใช่การซื้อเครื่องมือให้แต่ละแผนกแยกกัน
Stock ใกล้หมด ต้องรู้ก่อนลูกค้ามาสั่ง
ธุรกิจ Trading ไม่ควรรอจนฝ่ายขายบอกว่า “ของหมดแล้ว” จึงเริ่มสั่งซื้อ ระบบ Inventory และ Purchasing ควรเชื่อมกันเพื่อช่วยกำหนดจุดที่ต้องพิจารณาเติมสินค้า Odoo มี Reordering Rules เป็นฐานสำหรับกำหนดระดับการเติมสินค้า แต่ Min-Max และกติกาการสั่งซื้อจริงควรออกแบบจาก Lead Time, MOQ, รอบนำเข้า และนโยบาย Stock ของแต่ละบริษัท
โจทย์จึงไม่ใช่แค่เหลือกี่ชิ้น แต่ต้องมองต่อไปว่าขายเร็วแค่ไหน ของใหม่ใช้เวลากี่วันกว่าจะมา ควรสั่งเมื่อไร และควรสั่งเท่าไร
ราคาที่ซื้อมา ไม่ใช่ต้นทุนสุดท้ายของสินค้านำเข้า
สำหรับธุรกิจนำเข้า ราคาบน Purchase Order เป็นเพียงส่วนหนึ่งของต้นทุน สินค้าหนึ่ง Shipment อาจมีค่าใช้จ่ายอื่น เช่น
Freight
Shipping
Insurance
Customs Duty
Taxes หรือค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง
Odoo มี Landed Costs เป็นฐานสำหรับนำค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมมาประกอบการประเมินมูลค่าสินค้า โดยวิธีเฉลี่ยและหลักเกณฑ์ต้นทุนต้องกำหนดให้สอดคล้องกับนโยบายบัญชีและกระบวนการจริงขององค์กร สำหรับธุรกิจ Trading จุดนี้สำคัญ เพราะถ้าใช้เพียงราคาซื้อเป็นต้นทุนสินค้า Margin ที่ผู้บริหารเห็นอาจไม่สะท้อนต้นทุนขาเข้าที่แท้จริง
Vendor ต่างประเทศทำให้ Master Data สำคัญขึ้น
เมื่อมีทั้ง Supplier ในประเทศและต่างประเทศ ระบบต้องจัดการข้อมูลที่มากกว่าชื่อคู่ค้า ตัวอย่างข้อมูลที่ควรออกแบบให้ชัด ได้แก่
ข้อมูล Vendor
Currency
Exchange Rate
Purchase History
Lead Time
เงื่อนไขการซื้อ
เอกสารที่เกี่ยวข้อง
Master Data ที่ดีช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อไม่ได้เริ่มค้นข้อมูลใหม่ทุกครั้งที่ทำรายการ และทำให้ธุรกรรมที่เกิดขึ้นสามารถเชื่อมต่อไปยัง Stock และ Accounting ได้อย่างเป็นระบบ
Spare Parts และ After-sales ก็เป็นส่วนหนึ่งของ Stock
ธุรกิจเฟอร์นิเจอร์หรือสินค้าที่มีอะไหล่ไม่ได้จบหลังส่งสินค้าหลักให้ลูกค้า อาจยังมีรายการอย่างที่รองคอ ที่วางแขน อะไหล่เปลี่ยน อุปกรณ์เสริม หรือสินค้าที่ต้องใช้ในงานเคลม ถ้า Spare Parts ไม่ได้ถูกบริหารเป็นส่วนหนึ่งของ Inventory ธุรกิจอาจรู้จำนวนสินค้าหลัก แต่ไม่รู้ว่ามีอะไหล่เพียงพอสำหรับบริการหลังการขายหรือไม่
สิ่งที่ต้องเชื่อมกันจริง คือข้อมูล ไม่ใช่แค่เมนู
เป้าหมายของ ERP ไม่ใช่ทำให้ทุกคนเปิดโปรแกรมเดียวกันให้ได้ แต่คือทำให้ข้อมูลจากแต่ละขั้นสามารถถูกใช้ต่อได้ ตัวอย่าง Flow สำหรับ Trading Company คือ Channel / Customer Demand → Sales / Quotation → Inventory Availability → Delivery → Replenishment / Purchase → Vendor / Import Cost → Accounting
ฝ่ายขายไม่ต้องสร้าง Stock ใหม่ คลังไม่ต้องสร้าง Order ใหม่ จัดซื้อไม่ต้องเดาว่าฝ่ายขายต้องการอะไร และบัญชีไม่ควรต้องนำข้อมูล Transaction เดิมกลับมาคีย์ใหม่อีกครั้ง นี่คือคุณค่าของการมี Business Flow ที่เชื่อมกัน
แล้ว Shopee, Lazada และ Website เชื่อมอย่างไร?
จุดนี้ต้องแยกให้ชัดระหว่าง ERP Standard กับ Integration Requirement ของธุรกิจอาจต้องการให้ Order และ Stock จาก Shopee, Lazada และ Website เชื่อมกับ Odoo โดยอัตโนมัติ แต่รูปแบบการเชื่อมต้องตรวจสอบตาม Platform, API, Connector และ Workflow ที่ต้องการจริงก่อนออกแบบ
CodeGears จึงไม่ควรเริ่มโครงการด้วยคำว่า “มี Module นี้หรือไม่” แต่ควรเริ่มจากคำถามว่าข้อมูลอะไรเกิดที่ระบบไหน ระบบใดควรเป็น Master ข้อมูลต้องเดินไปที่ไหน เมื่อใดต้อง Sync และกรณีข้อมูลไม่ตรงกันใครเป็นผู้ตัดสิน เมื่อออกแบบ Data Flow เหล่านี้ได้ชัด การเลือกว่าจะใช้ Standard, Configuration, Integration หรือ Custom Development จึงค่อยตามมา
ระบบเดียวไม่ได้หมายความว่าต้องยัดทุกอย่างไว้ที่เดียว
ธุรกิจ Trading ที่มีหลายช่องทางอาจมี Software หลายตัวได้ สิ่งสำคัญคือแต่ละระบบต้องมีบทบาทชัด และไม่สร้างข้อมูลชุดเดียวกันซ้ำโดยไม่จำเป็น ERP ที่ดีจึงควรทำให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นความสัมพันธ์ตั้งแต่ยอดขาย → Stock → Purchase → ต้นทุน → Accounting โดยข้อมูลแต่ละรายการสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยัง Transaction ต้นทางได้
สุดท้ายแล้วโจทย์ไม่ได้อยู่ที่ว่า Odoo มีฟีเจอร์กี่ตัว แต่อยู่ที่เราจะออกแบบให้ข้อมูลจากหลายช่องทางและหลายฝ่ายเดินต่อกันอย่างไร โดยไม่เพิ่มภาระให้คนทำงาน นี่คือจุดที่การวาง ERP ต้องเริ่มจาก Business Workflow ก่อนการเลือก Module
CodeGears ให้คำปรึกษา ออกแบบ และพัฒนา Odoo ERP จาก Workflow จริงของธุรกิจ รวมถึงการเชื่อมต่อกับระบบอื่นในกรณีที่กระบวนการไม่ได้จบอยู่ภายใน ERP เพียงระบบเดียว
